Executive Assistant

Sted
Oslo
Publisert
8. mai 2018
Søknadsfrist
22. mai 2018
Kontakt
Bjørn Ågotnes 93030200
Posisjon
Spesialist
Arbeidstid
Fulltid
Jobbtype
Fast
Sektor
Privat

Vår oppdragsgiver er CEO i et selskap som arbeider med finans i Maritim sektor. Selskapet er en veletablert aktør med hovedkontor i Oslo og globale kontorer og globale kunder. Arbeidsspråket er engelsk.
Rollen som Executive Assistant er en unik spennende mulighet for en kandidat til å komme tett på en toppleders perspektiv på lederskap, i en internasjonal business i grensesnittet mellom maritim sektor og finans.
 
Executive Assistant, EA
 
Ansvar i stillingen
Dette er en ansvarsfull rolle og har et meget vidt spekter av forretningsmessige oppgaver. Rollen er limet rundt CEO daglige virke og er meget sentral i at vedkommende skal være mest mulig effektiv, og i forkant, av de ulike engasjement og daglig løpende forretningsmessige oppgavene. Større møter, presentasjoner/foredrag og all tilhørende logistikk er typiske oppgaver. Dette er en meget selvstendig rolle der man jobber mye alene, selv om man sitter i et kontormiljø med andre kollegaer.
 
Arbeidsoppgaver i stillingen 
EA har totalansvaret for CEO sin mail og kalender

  • Daglig lese alle innkommende mail, vurdere, innstille og håndtere disse
  • Ansvarlig for koordinering av CEO sin kalender
  • Ansvarlig for å koordinere årlig kalender for CEO i forhold til interne og eksterne møter, og reiser nasjonalt og internasjonalt
  • Praktisk tilrettelegging i forkant, under og etter møter som bl.a. fremskaffelse av informasjonsmateriell, produsere dokumentasjon, kalle inn relevante personer og organisering av praktisk bevertning 

Koordinering av alle presentasjoner

  • Håndtere, vurdere og koordinere alle presentasjons forespørsler fra A-Å
  • Koordinere og delansvar for å lage utkast til foredrag og presentasjoner
  • Tilrettelegging for praktisk gjennomføring; når, hvor, osv.

Driftsmøter med CEO

  • Ukentlig gjennomgang kalender, møter etc, om mulig, Evt koordineres med mail og sms, derfor er det viktig at PA er selvstendig og evner å vite hvilke ting man løser selv og hvilke ting man drøfter med CEO
  • Drift ellers: Gjennomgang av diverse forespørsler, foredrag, invitasjoner, møter etc gjøres fortløpende pr tlf og mail

Reisevirksomhet

  • Planlegge, koordinere og booke alle reiseaktiviteter; fly, hotell, bil, restauranter og aktiviteter
  • Ansvarlig for å produsere utleggsbillag/reiseregninger for alle reiser til CEO
  • Arrangere turer fra A-Å i inn-/ og utland
  • PA vil i noen grad delta ved større nasjonal og internasjonale møter

 Generell drift og styrearbeid

  • Koordinering og fremskaffelse av underlagsmateriell til møter i forkant av møtene
  • Lage forslag på, og sende ut innkallinger til drifts, leder og styremøter
  • Skrive referat fra avtalte møter og dele disse med rette mottagere
  • Generelt å være en positiv bidragsyter til oppdragsgiver
  • Arkivere dokumenter praktisk i arkiv og digitalt i rett struktur
  • Ad hoc håndtere ulike forretningsmessige og noen private gjøremål med smil og stil

 Ønsket profil til stillingen

 Utdannelse
Høyere utdanning som Bch eller MBA er ønskelig. Oppdragsgiver arbeider med mye finansrelaterte utfordringer og det er en fordel om kandidater har forståelse for hva dette er konkret.
 
Arbeidserfaring

  • Kandidater må ha 2-5 års erfaring, helst relatert til finans, og/eller EA eller PA rolle.
  • Relevant erfaring fra organisasjon eller bedrift med en leder som holder et høyt tempo og som har et internasjonalt aspekt

 Arbeids stil   

  • Gode administrative evner, proaktiv, ryddig og engasjert
  • Analytisk anlagt, ha gode samarbeidsevner og evne til å bygge relasjoner
  • God gjennomføringsevne, selvstendighet og vilje til å arbeide selvstendig
  • Evne til å se helhet og sammenheng strategisk
  • Holde hodet kaldt i hektiske hverdager

 Språk
God engelsk og norsk, muntlig og skriftlig fremstillingsevne. Engelsk er Oppdragsgiverens arbeidsspråk
                       
Personalansvar
Det er ikke personalansvar i rollen.
 
Arbeidssted                                     
Oslo
 
Reisevirksomhet
Det vil være lite reisevirksomhet, men noe kvelds- og helgearbeid må påregnes, grunnet CEO sin internasjonale reisevirksomhet.


--------------------------------------------------------
Vennligst referer til DN.no i din søknad.